EPINAL HABITAT s’engage à préserver la confidentialité des informations fournies en ligne et plus généralement à protéger les informations personnelles et la vie privée de ses locataires, collaborateurs, partenaires, prestataires, visiteurs du Site internet et de toute personne ayant recours à ses services de manière générale, dans le respect des réglementations en vigueur et en particulier de la loi dite « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Européen 2016/679 concernant la protection des données personnelles.
La présente Politique de protection des données personnelles a pour objectif de vous informer :
- Des types de données personnelles que nous collectons vous concernant ;
- Sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées ;
- Des conditions et modalités d’utilisation de vos données personnelles et de vos droits à cet égard.
Toutes les opérations sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment du Règlement n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), et de toute législation nationale applicable à la protection des données.
Sans préjudice des choix qui vous sont ouverts par les présentes et par la Loi, vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepté la présente Politique.
Si vous êtes en désaccord avec ces termes, vous êtes libre de ne pas fournir de données à caractère personnel. Vous êtes néanmoins averti que la communication de certaines de ces données conditionnent l’accès aux Services et qu’en l’absence de cette communication certaines fonctionnalités peuvent en être dégradées.
1/ Définitions
Les termes suivants, qui débutent par une majuscule, auront la signification suivante :
« Donnée à caractère personnel » – toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
« Traitement de données à caractère personnel » – toute opération ou tout ensemble d’opérations effectués ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
« Responsable du traitement » – EPINAL HABITAT qui collecte et traite des données à caractère personnel.
« Destinataires » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
« Sous-traitant » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
« Tiers autorisés » -la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou l’organisme, placés sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui sont autorisés à traiter les données à caractère personnel.
« Site » : désigne le Site internet d’EPINAL HABITAT, www.epinal-habitat.com
2 /Qui est le Responsable du traitement de mes données personnelles ?
Le Responsable de traitement est l’Office Public de l’Habitat de l’Agglomération d’Epinal, sis 23 rue Antoine Hurault – 88000 EPINAL, représenté par son directeur général M. Ludovic TOUSCH.
Le délégué à la protection des données personnelles est :
La société ACTECIL
204 avenue de Colmar
67100 Strasbourg, France
+33 (0)9 722 722 93
dpo_epinal-habitat@actecil.fr
La présente Politique de protection des Données personnelles s’applique aux Services et Site internet d’EPINAL HABITAT.
3/ Sur quelles bases légales utilisez-vous mes données personnelles ?
- Les traitements de Données personnelles peuvent reposer sur le consentement des personnes concernées (exemple : demande via le formulaire de contact).
- Les traitements de Données reposent également sur l’exécution des contrats de bail et plus généralement de tout contrat liant EPINAL HABITAT à ses locataires, prestataires et collaborateurs.
- Enfin les traitements de Données peuvent reposer sur l’intérêt légitime d’EPINAL HABITAT (exemple : assurer la sécurité des biens et des personnes via la vidéoprotection).
4/ Quelles catégories de données personnelles me concernant traitez-vous ?
Dans le cadre de la mise en place de ses Services et de l’exploitation du Site, EPINAL HABITAT collecte des données vous concernant.
Préalablement à la collecte des données, vous serez informé si les données personnelles sollicitées doivent obligatoirement être renseignées ou si elles sont facultatives.
Les données identifiées par un astérisque au sein d’un formulaire d’inscription ou de collecte sont obligatoires. A défaut de les fournir, l’accès aux Services et leur utilisation par la personne concernée sera impossible ou une demande liée à un formulaire ne pourra être satisfaite.
Les autres données sont facultatives et leur non-fourniture ne remettra pas en cause la délivrance des prestations promises ou les réponses à des demandes de renseignement, bien qu’elle puisse en limiter la pertinence.
Données collectées sur le Site www.epinal-habitat.com
Dans le formulaire de contact, EPINAL HABITAT pourra être amené, lorsque vous posez une question, lorsque vous nous soumettez une candidature ou que vous souhaitez prendre contact avec nous à collecter les données suivantes :
- Identité : nom, prénom, mail, sujet du message, message ;
- Données de contact : les messages envoyés sur le Site via les formulaires de contact, la correspondance qui pourrait éventuellement nous être transmise ;
- Paiement du loyer en ligne : nom, prénom, adresses mail et postale.
Les données collectées auprès des locataires :
En particulier, EPINAL HABITAT est susceptible de collecter auprès de vous les données suivantes :
- Données d’identification : noms, prénoms, civilité, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique ;
- Données d’identification relatives aux intervenants sociaux impliqués : noms, prénoms, civilité, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique ;
- Données relatives à la gestion locative : numéro de résident, demandes diverses ;
- Données relatives aux règlements des loyers et factures : modalités de règlements, remises consenties, reçus, impayés, relances, solde ;
- Données relatives à la vie personnelle : situation familiale, habitudes de vie, situation locative ;
- Données économiques et financières : ressources ; dépenses par poste ; montant, durée et échéance des crédits en cours ; existence d’un plan de surendettement et/ou d’une procédure de rétablissement personnel, plan d’apurement ;
- Données relatives à la santé : EPINAL HABITAT s’engage à collecter directement auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, leur consentement exprès, d’une part, et de traiter ces données strictement dans le cadre de l’instruction des demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation des logements et de la mise en œuvre d’un suivi social, d’autre part ;
- Appréciations sur les difficultés sociales des locataires : difficultés rencontrées, appréciation du contexte, préconisations, existence d’un autre suivi social. EPINAL HABITAT s’engage à collecter directement auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, leur consentement exprès, d’une part, et de traiter ces données strictement dans le cadre des suivis contentieux et / ou sociaux personnalisés ;
- Données de contact : les correspondances échangées, date et heure des messages.
Les données personnelles vous concernant ont été obtenues directement auprès de vous lors de votre demande de logement.
Ces informations nominatives sont nécessaires à la signature du contrat de bail auquel vous êtes partie.
Les informations collectées sont toujours en rapport avec le traitement que EPINAL HABITAT met en place.
4/ Pour quelles finalités traitez-vous mes données
EPINAL HABITAT met en œuvre des traitements de Données à caractère personnel lui permettant de gérer son activité de bailleur social. Des Données concernant les clients, demandeurs de logements, salariés ou agents, prestataires sont amenées à être collectées et traitées.
EPINAL HABITAT pourra être amenée à collecter et utiliser vos données personnelles pour mettre en œuvre les Services proposés et maintenir des informations actuelles, correctes et pertinentes vous concernant, pour répondre notamment à une ou plusieurs des finalités listées ci-dessous :
Dans le cadre de l’exploitation du Site :
- La réponse à une demande de votre part par le biais des formulaires mis en place sur notre site,
pour la gestion des extranets locataires ; - Le règlement des loyers.
Concernant les locataires, les finalités de traitement sont les suivantes ;
- La gestion des demandes d’informations, de documentation ;
- Les opérations relatives à l’instruction des demandes de logement social en location et l’instruction des demandes de logement social en accession à la propriété
- L’instruction des dossiers des demandeurs de logements, la gestion des attributions des logements ;
- La gestion locative, comprenant notamment les opérations d’informations sur la vie de votre immeuble / quartier et vos droits et obligations ;
- La gestion de vos demandes et besoins techniques et humains ;
- La gestion de la facturation des loyers, du paiement des charges, la régularisation de vos charges locatives, gestion des recouvrements de créances ;
- Le contrôle d’accès nominatif aux zones soumises à une restriction de circulation ;
- La sécurisation des biens et des personnes via des dispositifs de vidéoprotection des espaces communs ouverts ou non au public ;
- L’instruction des demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation des logements et, en particulier, la prise en compte des décisions des Commissions d’attribution des logements et d’examen de l’occupation des logements ou des Commissions départementales de médiation ;
- La mise en œuvre d’un suivi social personnalisé proposé aux personnes et familles en difficultés, lors de l’attribution d’un logement ou en cours de gestion locative, pour permettre une entrée et le maintien dans un logement ou favoriser une meilleure insertion ;
- Gestion des polices d’assurance, la gestion des contrats de location garage ;
- La gestion du contentieux avec les résidents et co-contractants ;
- La réalisation d’enquêtes obligatoire et/ou statistiques, à destination exclusive de EPINAL HABITAT, de ses filiales habilitées, des administrations chargées du contrôle HLM ainsi que des partenaires institutionnels et contractuels chargés de la mise en place de différentes activités ;
- La gestion des fournisseurs et partenaires professionnels.
Par ailleurs, EPINAL HABITAT pourrait être amené à collecter des données à caractère personnel pour d’autres finalités, en prenant soin de recueillir le consentement préalable des personnes concernées ou sur la base de l’exécution du contrat ou de l’intérêt légitime, sous réserve de respecter les droits et libertés fondamentaux.
5/ Comment et combien de temps seront conservées mes données personnelles ?
EPINAL HABITAT conservera vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation maximale prévue par la législation applicable en France, sauf si vous demandez l’effacement ou la cessation d’utilisation de vos données avant l’expiration de ces durées, pour un motif légitime non contraire à une obligation légale.
6/ Qui peut avoir accès à mes données ?
Les destinataires des données sont les suivants :
- Les données à caractère personnel collectées sont à destination des personnels des services internes d’EPINAL HABITAT, habilités à en prendre connaissance ;
- Les prestataires / artisans dans le cadre d’opérations d’entretiens, de diagnostics techniques, de rénovation et/ou réparations sollicitées par les locataires ;
- Les services des mairies ;
- Les administrations et collectivités territoriales ;
- Les offices HLM ;
- Les commissaires aux comptes ;
- Les délégués du personnel ;
- Le greffe du tribunal de commerce ;
- Les journaux d’annonces légales et à l’Union sociale pour l’habitat ;
- La Commission d’attribution des logements et d’examen de l’occupation des logements, les services internes de l’organisme, les membres de la Commission d’attribution et aux partenaires institutionnels ;
- Les organismes publics tels que les autres bailleurs sociaux accédants au système national d’enregistrement de la demande (SNE) aux fins de gestion des demandes d’attribution de logements ;
- Les préfectures ;
- Le Centre communal d’action solidaire ;
- Les assistantes sociales ;
- Les centres de Finances Publiques ;
- Les commissions de surendettement ;
- Les Fonds de Solidarité pour le Logement ;
- Les avocats, tribunaux, huissiers ;
- Les organismes d’aides financières ;
- Les organismes tutélaires ;
- La CAF, MSA (Mutuelle Sociale Agricole).
Tiers autorisés :
EPINAL HABITAT se réserve le droit de transmettre vos données personnelles afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire.
Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises aux organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication.
Lorsque EPINAL HABITAT est confronté à une demande de communication venant d’un tiers s’appuyant sur un texte, EPINAL HABITAT s’assure que la disposition avancée est en vigueur, et qu’elle prévoit effectivement un droit de communication au bénéfice du demandeur.
EPINAL HABITAT veille à ne transmettre que les données prévues par le texte ou, en cas d’imprécision de ce dernier, les seules données qui lui apparaissent strictement nécessaires pour atteindre le but recherché. La communication des données sera réalisée selon des modalités permettant de s’assurer de leur sécurité, en adaptant la mesure retenue à la nature des données et aux risques en présence.
Sous-traitants :
Dans le cas où EPINAL HABITAT confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, il est fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences de fiabilité et de sécurité requises par la réglementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes.
7/ Comment sécurisez-vous les données personnelles ?
EPINAL HABITAT met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque.
EPINAL HABITAT fait appel à un délégué à protection des données personnelles externe. Le personnel et collaborateurs de l’Office sont également sensibilisés à la protection des données à caractère personnel.
Une charte informatique encadre les bonnes pratiques et les mesures de sécurité à respecter.
8/ Comment puis-je exercer mes droits et qui dois-je contacter ?
Conformément à loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité. Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
Pour des motifs tenant à votre situation particulière, vous pouvez également vous opposer au traitement des données vous concernant.
Pour les données non-indiquées comme obligatoires et que vous avez consenti à remettre et à laisser traiter, vous disposez à tout instant du droit de retirer votre consentement.
Pour exercer vos droits vous pouvez nous contacter par mail à dpo_epinal-habitat@actecil.fr ou par courrier à l’adresse suivante : RGPD – Office Public de l’Habitat de l’Agglomération d’Epinal – 23 rue Antoine Hurault – 88000 EPINAL.
Nous vous remercions de nous préciser l’objet de votre demande et le(s) droit(s) dont vous entendez vous prévaloir. En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif pourra vous être demandé.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL ou à l’Autorité de contrôle de votre lieu de résidence.
9/ Transfert de données hors Union Européenne
EPINAL HABITAT n’effectue aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne. Dans tous les cas, EPINAL HABITAT s’engage à ne pas transférer les données à caractère personnel vers un pays situé en-dehors de l’Union européenne sans en informer préalablement les personnes concernées.
10/ Politique de gestion des traceurs et cookies
Lorsque vous consultez le Site www.epinal-habitat.com, des cookies sont déposés sur votre ordinateur. EPINAL HABITAT n’utilise que des cookies nécessaires au bon fonctionnement du présent Site.
Un cookie est un petit fichier texte déposé sur le disque dur de votre ordinateur ou dans la mémoire de votre navigateur lors de votre visite sur un site internet. Il enregistre certaines informations sur votre navigation ou sur votre comportement en ligne (par exemple un identifiant de session, le choix d’une langue ou une date).
Les cookies dits « nécessaires » au bon fonctionnement du site permettent de faciliter votre navigation sur le site en simplifiant les fonctions essentielles (comme la navigation entre les pages). Le bon fonctionnement du site dépend en partie de ces cookies.
L’utilisation des cookies nécessaires ne requiert pas votre consentement préalable lors de votre connexion sur le Site.
Seul un cookie de session est utilisé et déposé par le Site d’EPINAL HABITAT.
Refuser les cookies
L’Utilisateur peut configurer son logiciel de navigation afin que des cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur.
L’Utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation pour que l’acceptation ou le refus des cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal.
Pour la gestion des cookies et des choix de l’Utilisateur, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière modifier ses souhaits en matière de cookies :
• Pour Internet Explorer™ : https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internetexplorer-delete-manage-cookies
• Pour Safari™ : https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=fr_CA
• Pour Chrome™
: https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr
• Pour Firefox™ : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies-preferences
• Pour Opera™ : http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html
À tout moment, l’Utilisateur peut faire le choix d’exprimer et de modifier ses souhaits en matière de
cookies.
11/ Modification de la présente Politique de protection des données
La présente Politique est susceptible de faire l’objet de modifications ultérieures. La version applicable est celle en vigueur sur le Site Internet.
12/ Loi applicable – Litiges
La loi applicable aux relations contractuelles est la loi française exclusivement.
En cas de différend, les parties rechercheront préalablement à toute action judiciaire un accord amiable entre elles, ou avec l’intervention d’un médiateur choisi d’un commun accord.
Tout différend qui n’aura pu être réglé à l’amiable et qui naîtrait à l’occasion de la validité, de l’interprétation, de l’exécution et de la résolution ou de la résiliation du présent contrat sera soumis à la compétence des juridictions du ressort de la Cour d’Appel de Nancy.